PENGENALAN

Tujuan utama pengurusan adalah untuk mlaksanakan aktiviti bagi mencapai matlamat dengan cara yang cekap (menggunakan sumber secara optimum) dan berkesan dan mencapai matlamat). Semua aktiviti pengurusan memerlukan komunikasi sama ada secara lisan atau tulisan. Salah atau media penting dalam komunikasi tulisan adalah surat dan dokumen. Pengurusan surat dan dokumen secara berkesan boleh meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi itu.

Bagi agensi Kerajaan, satu sistem pengurusan fail yang terpaiawai (standard) telah dibentuk dan petugas agensi Kerajaan boleh menggunakan sistem tersebut untuk mengurusan dokumen di agensi mereka. Bagi agensi bukan Kerajaan, mereka perlu membentuk sistem pengurusan fail yang menyimpan surat dan dokumen yang cekap dan berkesan.

Bagi membantu organisasi bukan Kerajaan membentuk sistem pengurusan fail dan dokumen, kursus ini dirangka. Kursus ini bertujuan untuk memberikan kefahaman kepada peserta bagaimana membentuk sistem fail, menguruskan dokumen luar-masuk dan menghapus atau menyimpan secara kekal fail tersebut

OBJEKTIF

Secara umumnya kursus ini bertujua untuk memberikan pengetahuan dan kefahaman kepada sistem pengurusan dokumen dan fail. Secara khususnya setelah menghadiri sesi kursus ini peserta mengetahui dan memahami:-

• Jenis Dokumen, Surat Dan Fail Dan Kepentingan Menguruskannya
• Petua Menguruskan Fail Secara Cekap Dan Berkesan
• Bagaimana Membentuk Sistem Pengurusan Fail
• Bagaimana Membuat Klasifikasi dan Indeks Fail
• Bagaimana Membentuk Sistem Pembukaan dan Penutupan Fail
• Bagaimana Menguruskan Surat dan Dokumen Keluar Masuk
• Bagaimana Membentuk Sistem Mengedar dan Mengesan Pergerakan Fail
• Bagaimana membentuk kriteria Penghapusan Fail dan Dokumen
• Bagaiman Menghapuskan Fail

KANDUNGAN KURSUS

MODUL 1 : PENGENALAN PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

• Kepentingan Pengurusan Fail dalam Pengurusan
• Jenis Fail dan Kegunaannya
• Jenis Surat, Dokumen dan Rekod
• Masalah dalam Pengurusan Fail
• Amalan 5S dalam Pengurusan Fail

MODUL 2 : PENGKLASIFIKASI FAIL DAN DOKUMEN

• Sistem Pengurusan Fail dan Dokumen
• Sistem Indeks Klasifikasi
• Pembukaan Fail
• Penutupan Fail

MODUL 3 : PENGURUSAN SURAT DAN DOKUMEN

• Penerimaan dan Pengeluaran Surat dan Dokumen
• Merekod dan Mengedarkan Surat dan Dokumen
• Penyimpan Surat dan Dokumen
• Keselamatan Surat dan Dokumen

MODUL 4 : PENGHAPUSAN FAIL DAN DOKUMEN

• Tujuan Penghapusan Dokumen dan Fail
• Kriteria Surat dan Dokumen Dihapuskan
• Cara Penghapusan Fail dan Dokumen

MODUL 5 : PENYIMPANAN DAN PENYELENGARAAN – BILIK FAIL DAN REKOD

• Definisi Bilik Rekod
• Bilik Registri
• Bahan Binaan Dan Struktur
• Peralatan Dan Kelengkapan
• Kawalan Suhu Dan Kelembapan
• Keselamatan Bilik Rekod Dan Registri
• Pencegahan Kebakaran Dan Agen Perosak
• Pengendalian Dan Penjagaan
• Pelan Tindakan Bencana

METODOLOGI KURSUS

Kaedah pembelajaran menggunakan konsep “Experiential Learning” iaitu satu kaedah pembelajaran bagi orang dewasa. Efektif dan terkini yang menggabungkan teknik syarahan, simulasi , latihan berkumpulan, diskusi, gerak kerja, lakon peranan dan persembahan kumpulan.

TRAINER

Mazibah Mohd Zin

Jumari Kosrin

FEES ( TANPA PENGINAPAN)

Seorang RM1,100.00 per pax

Early Bird RM1,000.00 per pax

(20 hari sebelum kursus)

2 pax RM 1,050.00 per pax

3 pax > RM1,000.00 per pax

(Fees ini adalah termasuk 2 x minum pagi, makan tengahari , minum petang , nota dan juga sijil kehadiran untuk peserta kursus )