PENDAHULUAN

Pengurusan fail dan rekod adalah penting dalam perekodan semua aktiviti pengurusan pejabat. Fail dan rekod akan memudahkan proses pengauditan aktiviti serta menjejak pergerakan transaksi pengurusan dokumen. Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh organisasi dan jabatan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang praktikal berpandukan panduan ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara serta amalan 5S.

OBJEKTIF KURSUS

Di akhir program DUA hari ini, diharapkan  peserta boleh :

1. Menerangkan elemen-elemen professionalisma dalam rekod dan fail
2. Menggunakan pelbagai teknik yang betul dalam praktis dan amalan dalam pengurusan rekod
3. Menjelaskan prosedur yang betul bagi pengendalian surat-menyurat dan fail
4. Melaksanakan kaedah yang betul untuk menyimpan keselamatan rekod yang baik
5. Menunjukkan teknik yang betul untuk melupuskan fail

RUANGLINGKUP LATIHAN

Kursus ini memberi tumpuan di dalam latihan amali bagi memastikan para peserta dapat mengaplikasi ilmu yang dipelajari:

1. Praktis dan amalan dalam pengurusan rekod
2. Operasi fail
3. Ciri-ciri tempat menyimpan keselamatan rekod yang baik
4. Perundangan dalam pengurusan rekod
5. Peringkat akhir pengurusan rekod / pelupusan rekod tidak aktif
6. Pengurusan pejabat dan fail berkesan mengikut prinsip 5s

KANDUNGAN KURSUS

MODUL 1 : PROFESIONALISMA DALAM PENGURUSAN DOKUMEN DAN FAIL

• Pengurusan rekod yang berkesan
• Peringkat-peringkat dalam pengurusan rekod
• Kaedah pengendalian surat-menyurat dan fail

MODUL2 :  OPERASI FAIL

• Penentuan tajuk dan nombor / pengelasan
• Kaedah Pengindeksan
• Reka bentuk fail yang praktikal
• Kaedah membuka fail baru
• Penggunaan dan fungsi kertas minit
• Menggunakan fail

MODUL 3 : CIRI-CIRI TEMPAT MENYIMPAN KESELAMATAN REKOD YANG BAIK

• Kesesuaian / lokasi tempat simpanan rekod
• Keperluan dan keselamatan rekod
• Pencegahan dari kebakaran

MODUL 4 : PERINGKAT AKHIR PENGURUSAN REKOD

• Aktiviti diperingkat akhir rekod
• Kaedah dan syarat menutup fail
• Beberapa nilai rekod

MODUL 5 : PEMISAHAN REKOD

• Teknik pemisahan
• Kaedah pelupusan rekod
• Bagaimana mengarkibkan rekod tidak aktif

MODUL 6 : KAEDAH PENGURUSAN PEJABAT YANG BAIK

• Kaedah pengurusan am pejabat

SIAPA YANG PATUT HADIR

Kursus ini sesuai untuk dihadiri oleh Eksekutif, Setiausaha, Pentadbir, Penolong Pentadbir, Pembantu Peribadi, Ketua Kerani yang sering terlibat di dalam pengurusan dokumen-dokumen rasmi dan pengendalian system fail.

FEES

INDIVIDU RM1,000.00 seorang

EARLY BIRD RM800.00 seorang

(14 hari sebelum kursus)

BERDUA RM900.00 seorang

BERTIGA > RM850.00 seorang

(Fees – tanpa penginapan)

PENCERAMAH (TRAINER)

Jumari Kosrin atau

Ahmad Dan Setapa